PRIVACY POLICY
BrainyGears
Data obowiązywania: 1 sierpnia 2026 r.
1. Introduction
Dziękujemy za odwiedzenie strony internetowej BrainyGears.
Szanujemy prywatność naszych użytkowników i dokładamy wszelkich starań, aby dane osobowe były przetwarzane w sposób bezpieczny, przejrzysty oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia:
- jakie dane zbieramy,
- w jakim celu je wykorzystujemy,
- jak długo je przechowujemy,
- komu mogą zostać przekazane,
- jakie prawa przysługują użytkownikowi.
Korzystając z naszej strony internetowej akceptujesz zasady opisane w niniejszej Polityce prywatności.
2. Data Controller
Administratorem danych osobowych jest:
PROFBIT Marcin Kiełb
ul. Władysława Reymonta 8
37-100 Łańcut
NIP: 8151651840
Polska
adres e-mail:
Administrator odpowiada za bezpieczeństwo danych osobowych oraz ich przetwarzanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
3. Contact Regarding Personal Data
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z Administratorem poprzez:
lub pisemnie na adres siedziby firmy.
Staramy się odpowiadać na wszystkie wiadomości możliwie najszybciej, nie później niż w terminach wynikających z obowiązujących przepisów.
4. Who This Policy Applies To
Polityka prywatności dotyczy wszystkich osób korzystających ze strony internetowej BrainyGears, w szczególności:
- odwiedzających stronę internetową,
- osób kontaktujących się za pomocą formularza kontaktowego,
- klientów sklepu internetowego,
- użytkowników posiadających konto klienta,
- osób zapisanych do przyszłych usług oferowanych przez BrainyGears,
- osób kontaktujących się drogą elektroniczną.
5. What Data We Collect
W zależności od sposobu korzystania z naszej strony możemy przetwarzać następujące dane:
Data Provided Voluntarily
- imię,
- nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- treść wiadomości,
- adres dostawy,
- dane do faktury,
- nazwa firmy (jeżeli dotyczy),
- numer NIP (dla przedsiębiorców).
Technical Data
Podczas korzystania z serwisu automatycznie mogą być zbierane informacje takie jak:
- adres IP,
- typ przeglądarki,
- system operacyjny,
- rozdzielczość ekranu,
- język przeglądarki,
- data i godzina odwiedzin,
- odwiedzane podstrony,
- czas spędzony na stronie,
- źródło wejścia na stronę,
- identyfikatory plików cookies.
Dane te służą przede wszystkim zapewnieniu bezpieczeństwa, poprawie jakości działania strony oraz analizie statystycznej.
6. Purposes of Data Processing
Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne.
W zależności od sytuacji dane wykorzystywane są w celu:
- udzielenia odpowiedzi na wiadomość przesłaną przez formularz kontaktowy,
- realizacji zamówienia,
- prowadzenia konta klienta,
- realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych,
- wystawienia faktury,
- obsługi reklamacji,
- realizacji zwrotów,
- prowadzenia analiz statystycznych,
- zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej,
- zapobiegania nadużyciom,
- dochodzenia lub obrony roszczeń,
- prowadzenia działań marketingowych po uzyskaniu odpowiednich zgód.
Nigdy nie sprzedajemy danych osobowych osobom trzecim.
7. Legal Bases for Data Processing
Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO, w szczególności na podstawie:
a) zgody użytkownika
np. podczas korzystania z formularza kontaktowego lub wyrażenia zgody marketingowej.
b) wykonania umowy
np. realizacji zamówienia lub prowadzenia konta klienta.
c) obowiązków prawnych
np. przechowywania dokumentów księgowych zgodnie z przepisami podatkowymi.
d) prawnie uzasadnionego interesu Administratora
obejmującego między innymi:
- ochronę strony internetowej,
- dochodzenie roszczeń,
- prowadzenie statystyk,
- poprawę jakości usług,
- zabezpieczenie przed nadużyciami.
8. Voluntary Provision of Data
Podanie danych osobowych jest dobrowolne.
Jednak w niektórych przypadkach jest ono niezbędne do:
- uzyskania odpowiedzi na wiadomość,
- złożenia zamówienia,
- założenia konta klienta,
- wystawienia faktury,
- realizacji dostawy.
Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić wykonanie wybranej usługi.
9. Data Security
Dokładamy wszelkich starań, aby dane osobowe były odpowiednio zabezpieczone.
Stosujemy rozwiązania techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed:
- nieuprawnionym dostępem,
- utratą,
- zniszczeniem,
- ujawnieniem,
- nieautoryzowaną modyfikacją.
Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby upoważnione oraz podmioty współpracujące z Administratorem w zakresie niezbędnym do świadczenia usług.
10. Contact Form
By using the contact form available on the BrainyGears website, the user voluntarily provides the data necessary to respond to their inquiry.
The following data may be processed:
- first name,
- email address,
- phone number (if provided),
- message content.
The data is processed solely for the purpose of conducting correspondence and responding to the submitted inquiry.
The legal basis for processing the data is Article 6(1)(a) and (f) of the GDPR.
We do not use data from the contact form to send unsolicited commercial communications.
11. User Account
The BrainyGears website allows customers to create an individual account.
Having an account is not mandatory, but it allows users to access additional online store features, such as:
- viewing order history,
- tracking order status,
- saving delivery addresses,
- faster checkout for subsequent orders,
- managing personal data.
The following data may be processed when registering an account:
- first and last name,
- email address,
- password (in encrypted form),
- billing address,
- adres dostawy,
- phone number.
User passwords are never stored in plain text.
Users can log in to their account and change their data at any time.
12. Placing Orders
When an order is placed, we process the data necessary to fulfill the order.
This includes, among other things:
- first and last name,
- adres dostawy,
- email address,
- phone number,
- billing information,
- information about purchased products.
This data is used solely for:
- fulfilling the order,
- communicating with the customer,
- issuing sales documents,
- fulfilling obligations arising from applicable laws.
13. Payments
Payments in the BrainyGears online store are processed through external payment providers.
The Controller currently cooperates with:
- Przelewy24
- Stripe
The data necessary to process a payment may be provided to the payment provider.
The Controller does not have access to users’ payment card details.
The detailed rules for data processing by payment providers are set out in their respective privacy policies.
14. Order Delivery
Orders are fulfilled through courier companies and postal operators.
We currently cooperate with:
- InPost
- Poczta Polska
For delivery purposes, only the data necessary to provide the service is shared, such as:
- first and last name,
- adres dostawy,
- phone number,
- email address (if required by the carrier).
Courier companies process data in accordance with their own privacy policies.
15. Accounting Documents
When a purchase is made, we are required to retain certain data in accordance with applicable laws.
This includes, among other things:
- VAT invoices,
- sales documents,
- accounting documents.
Data is retained for the period required by tax and accounting regulations.
16. Hosting
The BrainyGears website is hosted on servers operated by Hostinger.
To ensure the proper operation of the website, the server automatically records so-called system logs.
The logs may contain, among other things:
- IP address,
- date and time of connection,
- browser information,
- operating system information,
- visited URL,
- server response code.
The logs are used solely for:
- ensuring security,
- diagnosing technical issues,
- protection against attacks,
- server administration.
The Controller does not use this data to identify users.
17. Google Analytics 4
The website uses Google Analytics 4, provided by Google LLC.
This tool allows us to analyze how users interact with the website.
In particular, the following information may be collected:
- number of visits,
- time spent on the website,
- pages visited,
- device type,
- operating system,
- web browser,
- source of traffic.
The data is used solely for statistical analysis and to improve the quality and performance of the website.
Google Analytics is activated only after obtaining the user’s consent through the cookie consent management system.
18. Google Ads
The website may use Google Ads advertising tools.
These tools enable, among other things:
- measuring the effectiveness of advertising campaigns,
- conversion analysis,
- creating remarketing lists,
- displaying targeted advertisements.
Google Ads uses cookies and similar technologies.
Marketing tools are activated only after obtaining the user’s consent.a.
19. Meta Pixel
BrainyGears may use the Meta Pixel tool provided by Meta Platforms.
Meta Pixel enables:
- analyzing advertising effectiveness,
- measuring conversions,
- creating advertising audiences,
- optimizing marketing campaigns.
The Controller does not receive data that enables the identification of specific individuals.
Meta Pixel operates only after obtaining the user’s consent to the use of marketing cookies.
This is starting to look like a professional privacy policy.
In the next section, we describe:
- YouTube,
- Complianz,
- pliki cookies,
- data recipients,
- data retention period,
- user rights,
- transfers of data outside the European Economic Area,
- data security,
- changes to this policy,
- final provisions.
20. Embedded Content from External Services
The BrainyGears website may contain content from external online services, in particular videos provided through the YouTube platform.
Playing such content may result in cookies being stored by the service provider and data being processed in accordance with its own privacy policy.
The Controller has no influence over how data is processed by external service providers.
Before using such services, we recommend reviewing their privacy policies.
21. Cookies
The BrainyGears website uses cookies and similar technologies to ensure the proper operation of the website, improve the user experience, and conduct statistical analysis and marketing activities.
Cookies are small text files stored on the user’s device when visiting a website.
We use the following types of cookies:
Necessary
They are necessary for the proper functioning of the website.
Without them, it may not be possible to use the basic functions of the website..
Functional
They allow the website to remember selected user settings, such as the preferred language or other website preferences.
Analytics
They allow us to analyze how the website is used and further improve it.
Tools such as Google Analytics may be used for this purpose.
Marketing
They allow us to measure the effectiveness of advertising campaigns and display more relevant advertisements.
This category may include, among other things:
- Google Ads,
- Meta Pixel.
22. Consent Management
The website uses the Complianz platform to manage users’ consent regarding the use of cookies.
During the first visit to the website, the user can:
- accept all cookies,
- reject optional cookies,
- independently select consent categories.
Consent can be changed or withdrawn at any time.
23. Data Recipients
Personal data may only be shared with entities cooperating with the Controller to the extent necessary to provide services.
This applies in particular to:
- the hosting provider Hostinger,
- payment providers (Przelewy24, Stripe),
- delivery providers (InPost, Poczta Polska),
- accounting service providers,
- IT service providers,
- providers of analytics and marketing tools,
- legal service providers, where required.
The Controller does not sell users’ personal data.
24. Transfers of Data Outside the European Economic Area
Some tools used by the Controller may involve the transfer of data outside the European Economic Area, in particular to the United States.
This applies, among others, to services provided by:
- Google,
- Meta,
- YouTube.
In such cases, data transfers are carried out in accordance with applicable laws and with the use of appropriate data protection mechanisms required by the GDPR.
25. Data Retention Period
Personal data is retained only for as long as necessary to fulfill the purpose for which it was collected.
In particular:
- contact form data – for the duration of the correspondence and no longer than necessary for any potential pursuit of claims,
- user account data – until the account is deleted by the user or the Controller,
- data related to order fulfillment – for the period required by tax and accounting regulations,
- marketing data – until consent is withdrawn.
After the required retention periods have expired, the data is deleted or anonymized.
26. User Rights
Every person whose data is processed has the right to:
- access their personal data,
- rectification of their data,
- erasure of their data (“right to be forgotten”),
- restriction of processing,
- data portability,
- object to the processing of their data,
- withdraw their consent at any time (if consent was the legal basis for processing),
- lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office.
Exercising the above rights may require verification of the identity of the person submitting the request.
27. Data Security
The Controller implements appropriate technical and organizational measures to ensure the security of processed personal data.
The measures taken include, among others:
- using secure SSL connections,
- keeping the server and website software up to date,
- restricting access to data exclusively to authorized persons,
- regularly creating backups,
- monitoring the security of the website.
Despite the use of appropriate security measures, it should be noted that no method of transmitting data over the Internet can guarantee complete security.
28. Changes to the Privacy Policy
The Controller reserves the right to make changes to this Privacy Policy.
Changes may result in particular from:
- changes in applicable laws,
- changes to the way the website operates,
- the introduction of new services,
- technological changes,
- the development of the online store.
The current version of this document is always available on the BrainyGears website.
29. Contact Details
For matters concerning personal data protection, you can contact the Controller:
PROFBIT Marcin Kiełb
Władysława Reymonta Street
37-100 Łańcut
Tax Identification Number (NIP): 8151651840
30. Final Provisions
This Privacy Policy shall apply from the date of its publication on the BrainyGears website.
In matters not regulated by this document, the provisions of Polish law and Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council (GDPR) shall apply.
